13 maja 2021

Zrobię to jutro

Zrobię to jutro, prokrastynacja, efektywność w pracy, HR

Niektóre problemy są uniwersalne. To jeden z powodów, dla których Program EAP obejmuje nie tylko wsparcie indywidualne, ale także działania grupowe. Kto z nas nigdy nie zwlekał z zabraniem się do porządków w domu, nie zajrzał „tylko na chwilę” do mediów społecznościowych, kiedy powinien pisać ważny raport, nie odsunął niewygodnej rozmowy, nie postanowił zacząć ćwiczyć „od poniedziałku”?

Badania pokazują, że co piąta osoba regularnie odkłada zadania na później, jednak w mniejszym lub większym stopniu to zjawisko dotyczy każdego. Jest powszechne, choć wydaje się nielogiczne, bo wiąże się z lękiem, stresem, obniżonym nastrojem, depresją, niższą jakością życia, przeszkadza w karierze i utrudnia osiągnięcie sukcesu finansowego.

Prokrastynacja czy lenistwo?

O prokrastynacji mówimy wtedy, gdy:

  • chcemy coś zrobić,
  • nie występują obiektywne przeszkody, które by nam to uniemożliwiały,
  • wiemy, że zwlekając, pogarszamy swoją sytuację…

…a jednak mimo to nie podejmujemy działania.

Łatwo przykleić komuś, kto tak postępuje, łatkę lenia, a jednak istnieje tu znacząca różnica myśli i emocji. Osoba prokrastynująca ma intencję wykonania zadania i czuje się źle, jeśli go nie podejmuje. Ona chce i planuje działać, ale coś jej w tym przeszkadza. Natomiast osoba leniwa wcale nie chce zabierać się do pracy, a przy tym nieszczególnie ją to martwi. W praktyce często odkładamy coś na później nie dlatego, że jesteśmy z gruntu leniwi, ale z dużo bardziej złożonych powodów. A w związku z tym proste instrukcje typu „Weź się do roboty”, wydawane sobie lub innym, bywają mało skuteczne.

A gdyby tak nie odkładać?

Odkładamy właściwie wszystko: zadania w pracy, obowiązki domowe, zdrowsze odżywianie, aktywność fizyczną, badania lekarskie, naukę języków, podwyższanie kwalifikacji, trudne rozmowy, znalezienie czasu i chęci na budowanie relacji, ważne decyzje, pracę nad sobą, realizację marzeń, oszczędzanie, płacenie rachunków i podatków, odpisywanie i oddzwanianie, a także odpoczynek. Kiedy wyobrazimy sobie, że wykonalibyśmy te rzeczy, wydaje się oczywiste, że życie stałoby się lepsze.

Sprawy ważne na łasce spraw pilnych

Co charakterystyczne, odkładane sprawy należą często do kategorii ważnych, ale niepilnych. Pilne domagają się uwagi, choć nie zawsze są istotne. Kiedy jest ich wiele, trudno dotrzeć do tych, które nie są tak naglące, i wydaje się, że przecież nic się nie stanie, jeśli jeszcze dzisiaj nie poćwiczymy.

Zrobię to jutro, prokrastynacja, efektywność w pracy, HR

Taki podział spraw został przedstawiony w książce 7 nawyków skutecznego działania. Towarzyszy mu przesłanie, że dobre życie wymaga angażowania się właśnie w sprawy ważne, ale niepilne. To dobre narzędzie do podsumowania swojego dnia czy tygodnia – można zobaczyć, co nas zajmowało, a także do planowania czasu w taki sposób, żeby sprawy ważne, choć niepilne świadomie w nim umieszczać. Brak umiejętności ustalania priorytetów to jeden z powodów prokrastynacji. Kiedy nie potrafimy powiedzieć „nie” sprawom o mniejszym znaczeniu, mówimy „nie” temu, co ważne.

Jak idealizujemy „przyszłe ja”

Często odkładamy, bo łudzimy się, że jutro „będzie inaczej”. Znacznie łatwiej podejmować zobowiązania dotyczące przyszłości niż te, które mielibyśmy zacząć realizować już teraz. Kiedy w badaniach pytano uczestników, ile czasu mogliby przeznaczyć na pomoc koledze, średnio osoby badane deklarowały 85 minut, gdy chodziło o kolejny miesiąc, ale tylko 27 minut, kiedy miało to być w bieżącym tygodniu. A zatem inaczej myślimy o sobie teraz niż o sobie w przyszłości, idealizując to, jacy możemy być.

W książce Siła woli Kelly McGonigal pisze: „Nasze przyszłe «ja» ma zawsze więcej czasu, więcej energii, więcej siły woli niż «ja» teraźniejsze. Nie odczuwa niepokoju, jest lepiej zorganizowane i bardziej zmotywowane”. Obecne „ja” chronimy przed stresem, niewygodą i wysiłkiem, bo na bieżąco doświadczamy związanych z tym emocji. Do przyszłych emocji nie mamy dostępu – stąd błąd w myśleniu.

Jeśli jednak chcemy być skuteczni, warto uświadomić sobie, że to dalej będziemy my – ze swoimi cechami, emocjami, zwyczajami, możliwościami i wątpliwościami. Wtedy można zastanowić się, jakie potyczki ze sobą mogą nas czekać i co zrobimy, kiedy pojawią się przeszkody. Jeśli mamy słabość do deserów, jest mało prawdopodobne, że za miesiąc będziemy od niej zupełnie wolni.

Zamiast więc czekać na stan idealny, lepiej pomyśleć, jaki nieco zdrowszy deser możemy zjeść. Inną metodą nawiązania kontaktu ze sobą w przyszłości jest zadanie sobie pytania, za jakie działanie podjęte dzisiaj będziemy sobie wdzięczni jutro. Jeśli zamierzamy pisać raport, przyjemniej będzie usiąść do niego, kiedy przygotujemy sobie dane lub sprzątniemy biurko.

Strach przed porażką i strach przed sukcesem

Czekamy na lepszą wersję siebie w nadziei, że poradzi sobie z tym, z czym teraz jeszcze nie jesteśmy gotowi się mierzyć. Jedną z tych rzeczy jest strach. Boimy się porażki. Dopóki nic nie robimy, nie popełnimy błędu, nie okaże się, że nie umiemy, nie ośmieszymy się. Takim obawom sprzyja myślenie, że wszystko, co od razu nie jest sukcesem, stanowi przegraną. Ale także perfekcjonizm i stawianie sobie poprzeczki tak wysoko, że cokolwiek zrobimy, będzie nie tak.

Boimy się bardziej, kiedy porażki traktujemy jako dowód, że jesteśmy do niczego – nie umiemy wymagać od innych, występować, nie znamy się na Zoomie. I kiedy własne potknięcia przekonują nas, że się nie nadajemy, bo przecież gdyby tak było, wszystko toczyłoby się gładko.

Na szczęście sporo możemy zrobić ze strachem przed porażką.

  • Na początek warto trochę ten strach polubić, bo przecież jeśli się czymś przejmujemy, to znaczy, że jest to dla nas ważne.
  • Dobrze przyjąć, że na drodze do celu zapewne zdarzą się potknięcia, które mogą wywoływać nieprzyjemne emocje, wymagać dodatkowego wysiłku lub modyfikacji celu, ale nie muszą oznaczać, że na zawsze utkniemy w martwym punkcie.
  • Warto przewidzieć więcej niż jeden scenariusz – dla „spróbuję to zrobić, a jak nie, to zostawiam” mieć alternatywę, na przykład w postaci poproszenia kogoś o pomoc.
  • Można tak formułować cele, by o porażkę było trudniej. Można postanowić „mieć najwyższą sprzedaż” lub „podjąć działania na rzecz wzrostu sprzedaży”.
  • Warto też wyznaczać małe cele. Kiedy tworzymy prezentację, zadaniem na dziś może być: „otworzę ppt i wybiorę tło” – przy takim celu wizja porażki słabnie. Małym celem może być też robienie czegoś przez 5 minut.
  • Możemy spróbować zamienić myśl „A co, jeśli nie dam rady?” na „A co, jeśli dam radę?”; myśl „Co, jeśli mnie skrytykują?” na „A co, jeśli mnie pochwalą?”.
  • Przy tendencji do perfekcjonizmu warto zauważyć, że ma on różne aspekty. Można lubić wysoką jakość, ale nie zadręczać się, jeśli nie zawsze udaje się ją osiągnąć.
  • Strach znacząco ogranicza też umiejętność podchodzenia do różnych doświadczeń z otwartością, ciekawością i nastawieniem na naukę.

Bywa jednak, że powstrzymuje nas nie strach przed porażką, ale przed sukcesem. Kiedy zastanowimy się, co będzie, jeśli się uda, mogą pojawić się myśli, że wzrośnie presja lub zmienią się relacje. Być może inni odkryją, że się nie nadajemy – to „syndrom oszusta”, czyli myślenie typu „awansowali mnie przez pomyłkę, zaraz się zorientują i koniec”. Możemy też mieć głęboko w sobie zakorzenione poczucie, że nie zasługujemy na dobre rzeczy. I istotnie, osiągnięcie celu zwykle oznacza, że trzeba się zmierzyć z inną rzeczywistością i własnymi blokadami. Jednak odsuwanie tego najczęściej bywa męczące i w dłuższej perspektywie pozbawia nas energii.

O jeźdźcu, słoniu i ścieżce

Pomocna w pokonywaniu odkładania może być przedstawiona w książce Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić metafora jeźdźca, słonia i ścieżki, które są odpowiednikami rozumu, emocji i sytuacji. Kiedy wyobrazimy sobie podążającego ścieżką jeźdźca na słoniu, cel wędrówki wydaje się kontrolować jeździec – do czasu, kiedy on i słoń przestaną zgadzać się co do kierunku, bo wtedy przewagę, z racji swej siły, uzyska słoń. Ale niezależnie od ich relacji, na podróż wpływa ukształtowanie ścieżki.

W praktyce często wyznaczamy cele, używając racjonalnego myślenia jeźdźca. A winą za niepowodzenia chętnie obciążamy emocjonalnego słonia. Bo co z tego, że jeździec ma plan podróży, kiedy słoń skręca tam, gdzie zobaczył banany? I co z tego, że posiadamy rozkład treningów, kiedy nie mamy ochoty wstać z kanapy? Wydaje się, że gdyby nie słabości słonia, wszystko by się udało. Nie widzimy, w jakim stopniu to emocje stoją za sukcesami, jak bardzo potrzebujemy energii, motywacji i pasji, które nam dają. Możemy na krótką metę zmusić się do posłuszeństwa, stosując samodyscyplinę, ale wszyscy wiemy, jak męczą nas zadania, które może i są rozsądne i logiczne, ale nie towarzyszą im dobre emocje.

Ważne jest więc zadbanie o wszystkie trzy elementy jednocześnie:

  • To, czego potrzebuje rozum – czyli wyznaczanie celów, ustalanie priorytetów, plan działania, analizy doświadczeń, postępów, tego, co działało, przeszkód, zdobycie wiedzy, która jest potrzebna.
  • To, co działa na emocje – atrakcyjny obraz przyszłości, nie za duże zmiany, które nie wywołają strachu i stresu, nagrody po drodze, a nie tylko na jej końcu, przyjemność płynącą z działania i ciekawość na myśl o jego podjęciu.
  • Zaaranżowanie sytuacji tak, żeby wspierała nasze działania – co obejmuje wybory dotyczące ludzi, którymi się otaczamy, czy informacji, które do nas docierają, kształtowanie nawyków i rytuałów, a także współdziałanie z innymi.

Dla przykładu, chcąc zwiększyć aktywność fizyczną, możemy mieć plan treningowy i dowiedzieć się, jak działają różne rodzaje treningu, ale dobrze też jest czuć, po co to robimy, pomyśleć, jakie aktywności lubimy, i może utrzymywać kontakty ze znajomymi, którzy ćwiczą, albo postawić sobie adidasy w widocznym miejscu.

Odkładanie czasem bywa pomocne

Odkładanie ma też dobre strony. Zyskując perspektywę, zaczynamy widzieć sprawy w innym świetle. Pojawiają się nowe informacje, okoliczności i możliwości. Niektóre problemy „same się rozwiązują”, a zadania przestają być aktualne. Trochę presji, która z czasem się pojawi, może działać mobilizująco. W czasie, kiedy odkładamy, często wykonujemy inne zadania. Umiarkowane odkładanie wpływa też pozytywnie na kreatywność.

W badaniach stwierdzono, że rozwiązania, które pojawiają się jako pierwsze, bywają oczywiste. A mając trochę czasu na przetwarzanie tematu, więcej zauważamy i łączymy informacje na nowe sposoby. Z kolei zajmowanie się zadaniem w ostatniej chwili zawęża uwagę, bo czas zaczyna się kurczyć.

Jak w wielu innych kwestiach, także i w odkładaniu dobrze więc zachować równowagę. Z prokrastynacją można skutecznie sobie radzić i warto to robić, by nie przybierała takich rozmiarów, przy których będzie wywoływała stres i znacząco utrudniała życie. Z drugiej strony, wizja świata, w którym natychmiast wykonywalibyśmy absolutnie wszystkie zadania, wcale nie wydaje się pociągająca.

Udostępnij

Informacje o autorce

Katarzyna Kowalska

Katarzyna Kowalska

psycholożka, terapeutka i trenerka

Psycholożka i terapeutka ICAS Poland, psychodietetyczka, Dyrektor ds. Rozwoju ICAS Poland

Na co dzień prowadzi rozmowy z klientami i szkolenia oraz zajmuje się popularyzacją zdrowia psychicznego i roli Programu EAP w utrzymywaniu równowagi i efektywności.
Absolwentka psychologii i psychodietetyki na Uniwersytecie SWPS i zarządzania na Politechnice Gdańskiej, a także licznych szkoleń menedżerskich, w tym międzynarodowych programów Advanced Manager i Leadership Academy, i terapeutycznych, w tym z zakresu Terapii Krótkoterminowej Skoncentrowanej na Rozwiązaniach (poziom I i II) oraz Terapii Koherencji i Rekonsolidacji Pamięci. Łączy umiejętności pracy terapeutycznej z wieloletnim doświadczeniem pracy w dużych organizacjach biznesowych.
Promuje zdrowy styl życia wierząc, że dobry sen, aktywność fizyczna i właściwe odżywianie w ogromnej mierze przekładają się na dobrostan psychiczny.