Polityka prywatności

W ICAS Poland przywiązujemy dużą wagę do ochrony prywatności i danych osobowych. Przetwarzając dane osobowe dbamy o to, aby były one bezpieczne. W niniejszej Polityce Prywatności wyjaśniamy m.in. jakie dane przetwarzamy, w jaki sposób je pozyskujemy, w jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane, a także jak je chronimy i jakie prawa przysługują osobom, których dane są przetwarzane. Prosimy o zapoznanie się z treścią Polityki w niezbędnym zakresie, podejmując bowiem interakcje z nami, akceptujesz jej warunki.

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do danych zbieranych przez nas zarówno w Internecie (online), jak i poza nim (offline). Ze szczególną starannością niniejsza Polityka obejmuje swoim zakresem ochronę danych osobowych osób fizycznych, przy czym pod pojęciem danych osobowych rozumieć należy wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, a więc osobie, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających jej tożsamość.
 

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH (dalej „Administrator” lub „my”)

Administratorem danych przetwarzanych zgodnie z niniejszą Polityką jest ICAS Poland sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Wały Piastowskie 1/1508, 80-855 Gdańsk, Polska, NIP 5833161853, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 471295.

2. DANE OSOBOWE I INNE DANE, KTÓRE MOGĄ BYĆ PRZETWARZANE

Możemy zbierać i przetwarzać następujące dane osobowe: imię, nazwisko, pseudonim, identyfikatory internetowe, adresy e-mail, numery telefonów/faksów, adresy do korespondencji. Ponadto możemy zbierać i przetwarzać dane dotyczące ruchu sieciowego takie jak: adres IP użytkownika, nazwa domeny, typ przeglądarki, typ systemu operacyjnego, URL odwiedzane przed/po wizycie na naszych stronach internetowych oraz inne odwiedzane strony. Gromadzone mogą być również statystyki na temat liczby wejść na nasze strony oraz odsłon strony, przy czym nie jesteśmy w stanie bezpośrednio określić tożsamości użytkownika na podstawie danych o ruchu oraz statystyk korzystania ze stron.

3. SPOSOBY POZYSKIWANIA DANYCH

Dane możemy zbierać zarówno w Internecie (online), jak i poza nim (offline), za pośrednictwem stron internetowych, formularzy, aplikacji, mediów społecznościowych, wydarzeń których jesteśmy organizatorem lub uczestnikiem, a także w wyniku kontaktów bezpośrednich i innych kontaktów biznesowych. Pozyskujemy i przetwarzamy jedynie dane osobowe podane dobrowolnie przez daną osobę fizyczną, za wyjątkiem – w pewnych sytuacjach – danych zbieranych automatycznie za pomocą plików cookies lub web beacons. „Cookies” to małe pliki tekstowe nazywane „ciasteczkami”, wysyłane przez serwis internetowy i zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (komputerze, laptopie, smartfonie). „Web beacons” to elektroniczne elementy graficzne (zwane również web bugs, clear gifs albo trackers), które umożliwiają określenie liczby użytkowników, którzy odwiedzili nasze strony, dzięki kliknięciu na ogłoszenie dotyczące naszych usług ze strony innego podmiotu. Web beacons gromadzą informacje w ograniczonym zakresie, należy do nich numer cookie, czas i data otworzenia strony oraz opis strony, na której znajduje się web beacon. 

4. CELE PRZETWARZANIA DANYCH

Dane są przez nas pozyskiwane i przetwarzane w celu popularyzacji, oferowania oraz realizacji naszych usług w zakresie Programów Wsparcia Pracowników (Employee Assistance Programs, EAP), obejmujących między innymi poradnictwo psychologiczne, menedżerskie, prawne oraz w sprawach finansowych, a także działalność szkoleniową i związaną z promocją zdrowia i dobrego samopoczucia. Danych zbieranych automatycznie za pomocą plików cookies lub web beacons używamy dla dostosowania treści i usług do indywidualnych potrzeb oraz zainteresowań użytkowników naszych stron, zrozumienia sposobu, w jaki użytkownicy z nich korzystają oraz stałego ich udoskonalania i dostosowania do potrzeb użytkowników.

5. PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH

Dane osobowe pozyskiwane i przetwarzane są przez nas każdorazowo w granicach dozwolonych przez art. 6 RODO, wyłącznie na następujących podstawach: 
1. na podstawie zgody wyrażonej przez osobę fizyczną na przetwarzanie jej danych osobowych w danym celu lub; 
2. gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub; 
3. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub; 
4. gdy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej lub;
5. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej lub;
6. gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub stronę trzecią, chyba że nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych.

OCHRONA DANYCH

Wszelkie dane osobowe przetwarzane są przez nas w sposób zgodny z wymogami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności w zgodzie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 216/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Dokładamy szczególnej staranności, aby wszelkie dane osobowe były przetwarzane zgodnie z celami, dla których zostały pozyskane oraz zasadami dotyczącymi merytorycznej poprawności i wykorzystywane stosownie do zakresu, obszarów i kategorii przetwarzania danych dozwolonych prawem. Ponadto dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić przetwarzanie danych osobowych w sposób rzetelny i przejrzysty dla osób, których dane dotyczą. Przetwarzamy i przechowujemy dane jedynie przez okres niezbędny do osiągnięcia celów, dla których zostały pozyskane, a przez okres dłuższy, jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa. 
 

Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszeń praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, wdrażamy i stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić przetwarzanym danym osobowym stopień bezpieczeństwa umożliwiający zapewnienie poufności, integralności oraz rozliczalności co do przetwarzania danych osobowych. 
 

Przetwarzane dane osobowe nie są udostępniane podmiotom trzecim bez zgody osób, których dotyczą, chyba że udostępnienie tych danych jest niezbędne lub potrzebne dla realizacji umowy pomiędzy stronami lub dla ochrony uzasadnionych interesów Administratora, przy czym wszelkie udostępnienie danych osobom trzecim odbywa się na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub umowy powierzenia. W szczególności Administrator Danych Osobowych zastrzega sobie możliwość powierzania pozyskanych danych osobowych podmiotom, takim jak: administracji państwowej i organom wymiaru sprawiedliwości, służbom kadrowo księgowym, podmiotom świadczącym obsługę IT i usługi o charakterze sieciowym, kancelariom prawnym i audytorskim oraz innym podmiotom upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa. 
 

Przetwarzane dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że Administrator uprzednio poinformuje o tym osobę fizyczną, której dane mają być przekazane.

7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE

W pełni respektujemy prawa przysługujące każdej osobie, której dane przetwarzamy, na podstawie powszechnie obowiązujących w tym zakresie przepisów, w tym w szczególności prawo osoby fizycznej do: 
a) uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych oraz dostępu do nich; 
b) żądania sprostowania danych osobowych, ich uzupełnienia lub zmiany;
c) usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”); 
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych; 
e) przenoszenia danych osobowych; 
f) wycofania udzielonej uprzednio zgody na przetwarzanie danych osobowych; 
g) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach Administratora, w tym marketingu bezpośredniego jego usług oraz profilowania, a także prawo do niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
 

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, osoba ta ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, z tym zastrzeżeniem, iż nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, a cofnięcie będzie skuteczne z momentem dowiedzenia się o nim przez Administratora, przy czym Administrator zaprzestanie przetwarzania danych osobowych wobec cofnięcia zgody tylko wtedy, gdy przetwarzanie nie będzie możliwe na innej, prawnie dopuszczalnej podstawie. Osoba, której dane przetwarza Administrator, może skorzystać ze swoich uprawnień, o których mowa powyżej, poprzez skierowanie do Administratora wiadomości mailowej na adres privacy@icas.pl, w której przedstawione i opisane zostanie zgłaszanie przez nią żądanie, w taki sposób, że możliwa będzie jego realizacja. Wypełniając obowiązek przewidziany w RODO, informujemy, że osoba, której dane osobowe przetwarzamy, ma ponadto prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli uzna, że jej prawa zostały naruszone.
 

Użytkownik może w każdej chwili wyłączyć w swojej przeglądarce opcję przyjmowania cookies, jednak efektem takiej zmiany może być znaczne ograniczenie funkcjonalności lub optymalności przy korzystaniu z naszych stron internetowych. W związku z tym, że web beacons są stosowane w połączeniu z cookies, można je dezaktywować poprzez wyłączenie cookies lub zmianę ustawień cookies w przeglądarce.

8. ZMIANY NINIEJSZEJ POLITYKI

Zastrzegamy sobie prawo zmiany niniejszej Polityki Prywatności poprzez umieszczenie jej obowiązującej treści na niniejszej stronie internetowej. Na zmiany w Polityce mogą mieć wpływ zmiany w przepisach w zakresie ochrony danych osobowych, a także inne, niezależne od nas czynniki, a nadto – pogłębienie lub usprawnienie ochrony danych osobowych. 
 

W razie jakichkolwiek pytań, uwag czy innych kwestii co do stosowanej przez nas Polityki Prywatności, prosimy o kontakt mailowy pod adresem privacy@icas.pl.