Polityka prywatności

Administratorem danych przetwarzanych zgodnie z niniejszą Polityką jest ICAS Poland 
Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wały Piastowskie 1/1508, 80-855 Gdańsk, Polska, NIP 5833161853, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 471295.

Z Administratorem danych można się skontaktować pisemnie na adres podany powyżej bądź poprzez adres mailowy: privacy@icas.pl.

Możemy zbierać i przetwarzać takie dane osobowe jak: imię, nazwisko, pseudonim, identyfikatory internetowe, adresy e-mail, numery telefonów/faksów, adresy do korespondencji, nazwę firmy lub jednostki oraz inne dane podane nam dobrowolnie przez osobę, której one dotyczą. Ponadto możemy zbierać i przetwarzać dane dotyczące ruchu sieciowego takie jak: adres IP użytkownika, nazwa domeny, typ przeglądarki, typ systemu operacyjnego, URL odwiedzane przed/po wizycie na naszych stronach internetowych oraz inne odwiedzane strony. Gromadzone mogą być również statystyki na temat liczby wejść na nasze strony oraz odsłon strony, przy czym nie jesteśmy w stanie bezpośrednio określić tożsamości użytkownika na podstawie danych o ruchu oraz statystyk korzystania ze stron.

Dane możemy zbierać zarówno w Internecie (online), jak i poza nim (offline), za pośrednictwem stron internetowych, Strefy Klienta, formularzy, aplikacji, bloga, mediów społecznościowych, wydarzeń których jesteśmy organizatorem lub uczestnikiem, a także 
w wyniku kontaktów bezpośrednich i innych kontaktów biznesowych.

Dane są przez nas pozyskiwane i przetwarzane w celu popularyzacji, oferowania oraz realizacji naszych usług w zakresie Programów Wsparcia Pracowników (Employee Assistance Programs, EAP) obejmujących między innymi poradnictwo psychologiczne, menedżerskie, prawne oraz w sprawach finansowych, a także działalność szkoleniową i związaną z promocją zdrowia i dobrego samopoczucia.

Dane osobowe zbierane i przetwarzane są przez nas każdorazowo w granicach dozwolonych przez przepisy RODO w celu:

a) świadczenia usług w zakresie Programów Wsparcia Pracowników czy usług świadczonych drogą elektroniczną za pośrednictwem aplikacji lub strony internetowej polegających na umożliwieniu rejestracji konta w strefie klienta i korzystania z jej funkcjonalności – przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

b) przesyłania treści marketingowych m.in. poprzez newsletter na wskazany adres e-mail 
w celu prezentacji ofert i warunków handlowych – przetwarzanie w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. na podstawie dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą;

c) udzielenia odpowiedzi na zapytania kierowane do nas telefonicznie oraz przesyłane za pomocą formularza kontaktowego dostępnego w serwisie internetowym lub za pośrednictwem poczty e-mail, marketingu bezpośredniego naszym usług czy też dochodzenia i obrony ewentualnych roszczeń – przetwarzanie danych osobowych 
w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes związany z budowaniem i rozwijaniem relacji z naszymi klientami oraz dążeniem do sprzedaży usług, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO;

d) wywiązania się z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, m.in. w zakresie finansów i rachunkowości – przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO; 

e) zastosowania tzw. procedury czerwonej flagi, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d) RODO.

Przetwarzamy i przechowujemy dane jedynie przez okres niezbędny do osiągnięcia celów, dla których zostały pozyskane, a przez okres dłuższy, jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa bądź przez okres istnienia naszego prawnie uzasadnionego interesu.

W przypadku prowadzenia konta w Strefie Klienta dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do świadczenia usług drogą elektroniczną (prowadzenia Konta Użytkownika), a po tym czasie przez okres przedawnienia roszczeń tj. do 6 lat liczone od dnia usunięcia konta lub dokonania rozliczenia;

W przypadku danych osobowych zebranych w formularzu kontaktowym przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie otrzymane telefonicznie lub przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego, jednak nie dłużej niż 6 miesięcy od momentu ostatniego kontaktu. 

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, dane będą przetwarzane przez okres potrzebny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, nie dłużej niż do czasu jej odwołania.

Przetwarzane dane osobowe nie są udostępniane podmiotom trzecim bez zgody osób, których dotyczą, chyba że udostępnienie tych danych jest niezbędne lub potrzebne dla realizacji umowy pomiędzy stronami lub dla ochrony uzasadnionych interesów Administratora, przy czym wszelkie udostępnienie danych osobom trzecim odbywa się na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub umowy powierzenia. W szczególności Administrator zastrzega sobie możliwość powierzania pozyskanych danych osobowych podmiotom, takim jak: administracji państwowej i organom wymiaru sprawiedliwości, podmiotom świadczącym usługi kadrowo-księgowe, podmiotom świadczącym obsługę IT i usługi o charakterze sieciowym, kancelariom prawnym i audytorskim oraz innym podmiotom upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Przetwarzane dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że Administrator uprzednio poinformuje o tym osobę fizyczną, której dane mają być przekazane.

W pełni respektujemy prawa przysługujące każdej osobie, której dane przetwarzamy, na podstawie przepisów RODO, w tym w szczególności prawo osoby fizycznej do:

a) uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych oraz dostępu do nich;

b) żądania sprostowania danych osobowych, ich uzupełnienia lub zmiany;

c) usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”);

d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

e) przenoszenia danych osobowych;

f) wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych; 

g) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach Administratora, w tym marketingu bezpośredniego jego usług.

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, osoba ta ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, z tym zastrzeżeniem, iż nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, przy czym Administrator zaprzestanie przetwarzania danych osobowych wobec cofnięcia zgody tylko wtedy, gdy przetwarzanie nie będzie możliwe na innej, prawnie dopuszczalnej podstawie. Osoba, której dane przetwarza Administrator, może skorzystać ze swoich uprawnień, o których mowa powyżej, poprzez skierowanie do Administratora wiadomości mailowej na adres privacy@icas.pl.

Każda osoba, której dane osobowe przetwarzamy, ma ponadto prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że jej prawa dotyczące ochrony danych osobowych zostały naruszone.

Serwis internetowy korzysta z informacji zapisywanych za pomocą plików „cookie”, czyli danych informatycznych, przechowywanych w urządzeniach końcowych użytkowników przeznaczonych do korzystania ze stron internetowych. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika i odpowiednio wyświetlać stronę internetową dostosowaną do indywidualnych preferencji. Zazwyczaj zawierają one nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Serwis icas.pl wykorzystuje następujące pliki cookie:

1) niezbędne (funkcjonalne): konieczne do prawidłowego funkcjonowania serwisu, właściwej obsługi naszych użytkowników. Nie umożliwiają one identyfikacji konkretnego użytkownika. Niezbędne pliki cookie pozwalają nam również zrealizować podstawowe cele naszej firmy, do których należy m.in. zapewnienie prawidłowej i niezakłóconej komunikacji, zagwarantowanie obsługi na najwyższym poziomie oraz ochrona użytkowników przed oszustwami. Pliki te pozwalają korzystać naszym użytkownikom z wybranych usług. Ponieważ są to pliki niezbędne, nie można ich wyłączyć – pliki przetwarzane w oparciu o usprawiedliwiony interes administratora (art.6 ust. 1 lit. f RODO);

2) wydajnościowe i analityczne: służą do poprawy wydajności naszej strony internetowej i służą wyłącznie naszym wewnętrznym celom. Są to dane anonimowe i niepozwalające na identyfikację konkretnego użytkownika. Dzięki tym plikom możemy udoskonalić naszą ofertę i ulepszyć świadczone usługi, dostosować wyniki do potrzeb użytkownika. Te anonimowe statystyki mogą być udostępniane na potrzeby prowadzonej komunikacji zewnętrznej – pliki przetwarzane w oparciu o dobrowolną zgodę użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

3) kierunkowe i reklamowe: pozwalają na dostosowanie wyświetlanych reklam i treści do preferencji naszych użytkowników. Cookie kierunkowe pokazują nam w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszych stron internetowych dzięki czemu możemy dostosować reklamę i tym samym usługę, która będzie zgodna z oczekiwaniami użytkownika. Pliki te nie są bezpośrednim nośnikiem danych osobowych, a identyfikują wyłącznie przeglądarkę urządzenia – pliki przetwarzane w oparciu o dobrowolną zgodę użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

4) media społecznościowe - pliki cookie należące do mediów społecznościowych umożliwiają udostępnianie treści naszej strony internetowej w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram. Są one plikami łączącymi naszą stronę z popularnymi serwisami. Kontrolę nad tymi plikami sprawują wymienione platformy. Dzięki tym plikom mamy możliwość powiązania kont użytkowników z treściami na naszej stronie, czyli uwierzytelniania użytkownika. Te pliki zapewniają możliwość dodawania komentarzy czy umożliwiają dostarczenie reklamy w mediach społecznościowych - pliki przetwarzane 
w oparciu o dobrowolną zgodę użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Powyższe pliki cookie można dodatkowo wyróżnić ze względu na:

1) czas ich przechowywania:

· pliki cookie sesyjne są przechowywane w urządzeniu użytkownika do momentu zamknięcia przeglądarki;

· pliki cookie stałe są przechowywane przed dłuższy czas w zależności od rodzaju pliku cookie.

2) źródło ich pochodzenia:

· pliki cookie własne pochodzą z naszej witryny internetowej. Tym samym dostęp do informacji pozyskanych za pomocą plików cookie własnych ma tylko i wyłącznie icas.pl oraz podmioty świadczące bezpośrednie wsparcie dla naszej firmy.

· pliki cookie podmiotów trzecich instalowane są na urządzeniu użytkownika przez naszych partnerów. Na ich stronach internetowych znajdziesz odpowiednie informacje o wykorzystywaniu przez nich plików cookie.

Użytkownik ma możliwość określenia bądź zmiany warunków korzystania z plików cookie:

· za pomocą panelu zarządzania plikami cookie dostępnym na banerze wyświetlanym podczas ładowania serwisu icas.pl;

· za pomocą przycisku w lewym dolnym rogu Serwisu – w dowolnym momencie;

· za pomocą ustawień własnej przeglądarki internetowej - oznacza to, że może np. częściowo ograniczyć (np. czasowo) lub całkowicie wyłączyć możliwość zapisywania plików cookie na swoim urządzeniu – w tym ostatnim wypadku jednak może to mieć wpływ na niektóre funkcjonalności Serwisu.

Szczegółowe informacje na temat zmiany ustawień dotyczących plików cookie oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są 
w dziale pomocy danej przeglądarki internetowej.

Zastrzegamy sobie prawo do okresowej weryfikacji niniejszej Polityki Prywatności. Może się tak zdarzyć w szczególności w sytuacji zmiany sposobu, w jaki przetwarzamy dane osobowe lub w związku ze zmianami w przepisach prawa. Wszelkie zmiany Polityki Prywatności będą opublikowane na naszej stronie internetowej. Zachęcamy do monitorowania aktualizacji naszej Polityki Prywatności.