Gdy zespół traci równowagę

EAP to działania skierowane do jednostek i zespołów

Programy wsparcia pracowników wielokrotnie udowodniły swoją skuteczność w pomocy pracownikom, a w konsekwencji także firmom. Można powiedzieć, że okazują się sensowne i efektywne z punktu widzenia jednostki i całej organizacji.

Podstawą EAP jest wsparcie udzielane w trudnych momentach życia i kariery zawodowej. Dzięki pomocy psychologicznej, menedżerskiej, poradom ekonomicznym bądź prawnym pracownicy odzyskują równowagę i mogą znowu pracować efektywnie.

Procesy utraty i odzyskiwania równowagi zachodzą także w zespołach: w małych zespołach pracowniczych, ale również w dużych, takich jak organizacja. Przyczyny utraty równowagi, objawy i środki zaradcze są inne, lecz istota zjawiska pozostaje niemal taka sama na poziomie jednostkowym i zespołowym.

Pod wpływem różnych czynników wewnętrznych (takich jak obniżona odporność, mniejsze zdolności adaptacji czy radzenia sobie ze stresem) oraz zewnętrznych (w postaci nagłego kryzysu, zmiany organizacyjnej czy restrukturyzacji) może dojść do znaczącego obniżenia efektywności, satysfakcji z pracy i zaangażowania pracowników.

Bardzo wielu autorów, teoretyków zarządzania, niezliczone rzesze konsultantów i twórcy różnorakich projektów badawczych starają się zgłębić naturę pracy i współpracy w zespołach. Dlaczego jedne zespoły pracują efektywnie, a inne nie? Jakie procesy stoją za sukcesami zespołów i organizacji? Jakie mechanizmy odpowiadają za kryzysy i utratę równowagi w zespołach? Jak stworzyć idealny, efektywny zespół? Na te i podobne pytania szuka się odpowiedzi od lat. Oczywiście nie ma jednego prawidłowego wyjaśnienia.

Dlaczego zespoły są efektywne lub nieefektywne?

Badania prowadzone przez Google w ramach Projektu Arystoteles miały na celu zidentyfikowanie czynników odpowiadających za sukces zespołów. Zgodnie z rezultatami dwuletnich badań efektywne zespoły charakteryzuje pięć cech: bezpieczeństwo psychologiczne, pewność i oparcie, jasna i przejrzysta struktura, zaangażowanie w wartości i realny wpływ.

Od innej strony podchodzi do tej kwestii Patrick Lencioni, autor poczytnej książki Przezwyciężanie pięciu dysfunkcji pracy zespołowej. Opisuje on zespoły, które działają nieefektywnie, i wskazuje, jak radzić sobie z największymi przeszkodami stojącymi na drodze do efektywności. Sygnalizowane przez niego problemy to: brak zaufania, obawa przed konfliktem, brak zaangażowania, unikanie odpowiedzialności i brak dbałości o wyniki.

Z długiej listy modeli, badań i publikacji dotyczących mechanizmów utraty równowagi w zespołach, a w konsekwencji spadku efektywności, zaangażowania i satysfakcji, wybrałem dwa powyższe, ponieważ pokazują mechanizmy zwykle niedoceniane. Zamiast odniesień do inteligencji, poziomu wykształcenia, zasobów czy kompetencji oba modele akcentują znaczenie mechanizmów psychologicznych.

Modele opisujące mechanizmy zachodzące w zespołach pracowniczych zazwyczaj pomijają życie prywatne i jego wpływ na efektywność pracy. Dostarczają zatem tylko częściowych odpowiedzi ważnych z punktu widzenia EAP.

Ciekawym podejściem obejmującym całość życia pracownika jest tzw. Index Wellbeing, czyli badania prowadzone między innymi przez Instytut Gallupa. Indeks ten stanowi próbę uporządkowania wielości procesów, także tych pozazawodowych, zachodzących w zespołach, które w efekcie mogą prowadzić do odzyskiwania lub tracenia efektywności czy równowagi w zespołach. Większość badanych przez wspomniany indeks obszarów pokrywa się z naszymi doświadczeniami. Na tej podstawie opracowaliśmy własny zakres oddziaływań prowadzących do odzyskania równowagi zespołu. Jego istotną częścią jest rozwój kompetencji grup pracowników.

Podejście ICAS Poland

Co zatem buduje równowagę zespołową w możliwie najszerszym kontekście? Można wskazać kilka głównych obszarów odpowiedzialnych za efektywne (lub nieefektywne) funkcjonowanie zespołów. Poniżej przedstawiam obszary, które wyznaczają zakres działań grupowego EAP, ich kolejność nie ma znaczenia.

1. Zdrowie fizyczne oraz odporność i energia – to obszar dbałości o komfort pracy zdalnej, podstawowe zasady higieny w pracy i w życiu prywatnym, odnawianie energii, nawyki służące zachowaniu zdrowia biologicznego.
2. Równowaga emocjonalna i optymalny poziom stresu – w ramach tego obszaru koncentrujemy się między innymi na kwestiach związanych ze zdrowiem psychicznym czy pomocą psychologiczną w pracy i w domu, budowaniu poczucia bezpieczeństwa, radzeniu sobie z lękiem i negatywnymi emocjami.
3. Rozwój zawodowy, radzenie sobie ze zmianami, przekraczanie własnych nawyków i schematów – obszar obejmujący między innymi zagadnienia związane z poszukiwaniem samorealizacji w pracy, poznawaniem własnych talentów i wartości.
4. Poczucie sensu w pracy, optymalne funkcjonowanie zawodowe – w tym obszarze mieszczą się interwencje związane z realizacją celów, planowaniem, delegowaniem zadań, odnajdywaniem sensu w działaniach, budowaniem równowagi między pracą i domem.
5. Wspólnota, zespołowość, relacje z innymi – w tym obszarze zajmujemy się budowaniem włączającego środowiska pracy, zarządzaniem różnorodnością, budowaniem relacji zawodowych i prywatnych.

Jak rozwijamy kompetencje pracowników?

Działalność ICAS w zakresie rozwoju kompetencji odbywa się na trzech płaszczyznach: pomiaru (diagnozy), rozwoju wiedzy (edukacji) i zmiany zachowań pracowników w kierunku przywracania równowagi zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Przyjrzę się tym płaszczyznom.

Diagnoza: pomiar, informacja zwrotna, samowiedza

Wiele badań wskazuje, że jednym z najbardziej efektywnych sposobów wpływania na rozwój osób dorosłych jest udzielanie im spersonalizowanej informacji zwrotnej. Ludzie mają zróżnicowaną wiedzę i poziom kompetencji, zatem sprawy odkrywcze dla jednych, dla innych osób są banalne. Dlatego ważnym elementem edukacji jest diagnoza aktualnego poziomu wiedzy i kompetencji. Dorośli uczą się poprzez kontakty z innymi, podczas których dowiadują się czegoś o swoich mocnych i słabych stronach.

Informacja zwrotna pozwala także wybrać spersonalizowane, a co za tym idzie – najbardziej adekwatne sposoby radzenia sobie w trudnych sytuacjach czy podnoszenia wybranych kompetencji.

W naszych działaniach wykorzystujemy spersonalizowane informacje zwrotne tak często, jak to tylko możliwe. Webinaria, które organizujemy, wypełnione są quizami, testami, dzięki którym uczestnicy i uczestniczki mogą na bieżąco poznawać siebie samych. Na przykład podczas webinariów poświęconych pierwszej pomocy psychologicznej uczestnicy są zachęcani do wypełnienia testu aktywnego słuchania, sprawdzającego poziom umiejętności, która jest kluczowa w sytuacji świadczenia takiej pomocy.

Podobnie podczas webinariów dotyczących radzenia sobie ze stresem uczestnicy mogą wypełnić kwestionariusz preferowanego stylu radzenia sobie ze stresem, aby móc lepiej, z większą korzyścią dla siebie, odfiltrować treści poruszane na webinarium. Dysponujemy bogatą bazą testów i quizów psychologicznych, których celem jest z jednej strony uatrakcyjnienie treści, a z drugiej spersonalizowanie ścieżek edukacyjnych.

Jednak pomiar nie służy wyłącznie do wzmacniania zaangażowania, personalizowania ścieżek rozwojowych, identyfikacji obszarów do poprawy. Ważnym elementem jest również budowanie adekwatnej i prawdziwej samowiedzy osób uczestniczących w inicjatywach grupowego EAP.

Samowiedza stanowi niezwykle istotną część procesu przywracania równowagi, zarówno indywidualnej, jak i zespołowej. Jest podstawą wielu kompetencji psychologicznych, wśród których na wyróżnienie zasługuje chociażby inteligencja emocjonalna. Samowiedza to po prostu wiedza o sobie, o tym, co się ze mną dzieje, w jaki sposób reaguję, w jaki sposób myślę. Nie chodzi w niej o budowanie pożądanego obrazu samego czy samej siebie, ale obrazu jak najbardziej prawdziwego. Można powiedzieć, że samowiedza, a właściwie jej brak, jest jedną z przyczyn utraty równowagi, i zarazem jest czynnikiem jej odzyskiwania. Jeśli wiem, kim jestem, na co mnie stać, co mnie wyprowadza z równowagi, w jaki sposób odzyskuję równowagę, jestem znacząco bliżej sukcesu. Z tych powodów akcentujemy rolę samowiedzy i szerzej: samoświadomości.

Obrazowo można powiedzieć, że wspólnie szukamy odpowiedzi na pytanie: w jaki sposób sam/sama tworzę swoje problemy, czy to w zespole, czy w życiu prywatnym. Znalezienie odpowiedzi znacznie upraszcza drogę do odzyskania równowagi.

Lifelong learning

W działaniach grupowego EAP wychodzimy z założenia, że proces rozwojowy nie jest jednokrotnym wydarzeniem, ale procesem trwającym całe życie. To stwierdzenie wydaje się oczywiste, zwłaszcza w kontekście zmian zachodzących na rynku pracy. Kompetencje przydatne w przeszłości mogą stać się mało użyteczne w przyszłości.

Zajmujemy się zatem rozwojem kompetencji, które są ważne w obliczu zmian zachodzących w środowisku pracy oraz z punktu widzenia utrzymania równowagi w pracy i współpracy zespołowej. Przygotowujemy nie tyle do wykonywania nowych zawodów, ile do radzenia sobie ze zmianami otoczenia.

Według wielu badań pożądane na rynku pracy będą nie tylko konkretne kompetencje zawodowe, ale także, a nawet bardziej, umiejętności miękkie, takie jak: uczenie się i uczenie innych, rozwiązywanie problemów, znajomość psychologii, kreatywność. Wszystkie te kompetencje i umiejętności rozwijamy poprzez działania grupowego EAP.

Można więc powiedzieć, że nasze działania służą nie tylko odzyskiwaniu równowagi zespołowej, ale też przygotowują do nowych wyzwań, w nowym świecie pracy. W działaniach grupowego EAP rozwijamy chęć uczenia się u pracowników. Kształtujemy także kompetencje związane z efektywnym uczeniem się i dbałością o rozwój zawodowy.

Zmiana zachowań

Zasadniczym celem wszystkich działań podejmowanych w ramach grupowego EAP jest doprowadzenie do zmian zachowań w kierunku zachowań sprzyjających elastyczności, odporności, lepszemu radzeniu sobie ze zmieniającymi się warunkami pracy.

Podczas webinariów prezentujemy efektywne wzorce zachowań i namawiamy uczestników do eksperymentowania z nimi. Zachęcamy do dzielenia się swoimi najlepszymi praktykami, inspirujemy do wybierania proponowanych rozwiązań i wdrażania ich we własnej pracy. Przedstawiane w czasie spotkań webinaryjnych wzorce zawsze odnoszą się do inspiracji w obszarze efektywnych zachowań. Ćwiczymy zachowania (w małych zespołach lub dużych grupach), opracowujemy plany działania, wybieramy nowe, bardziej efektywne zachowania. Na przykład nie tylko pokazujemy, na czym polega radzenie sobie ze stresem, ale także na bieżąco ćwiczymy prezentowane techniki.

Organizujemy także dłuższe cykle rozwojowe, których głównym założeniem jest zmiana zachowania, intensywne ćwiczenia osobiste pomiędzy warsztatami, eksperymenty behawioralne, które uczestnicy podejmują samodzielnie. Uczestnicy cenią sobie możliwość brania udziału zarówno w naszych webinariach, jak i tych dłuższych cyklach rozwojowych, między innymi ze względu na możliwość doświadczenia rzeczywistej zmiany osobistej. W ramach cykli rozwojowych zapewniamy dodatkowe wsparcie w postaci e-booków, dostępu do nagrań, dedykowanych aplikacji mobilnych.

Wszystkie te działania mają jeden cel – pomóc we wdrożeniu zmian w zachowaniu, dzięki którym jednostka i zespół stopniowo odzyskują równowagę i uczą się wracać do równowagi.